La Obligación de Documentar

Morelia, Michoacán, 30 de marzo del 2020.- Ante la pandemia todo se acelera; las acciones, acuerdos y medidas que se tienen que tomar son inmediatas y deben forzosamente estar documentadas.

La prontitud, como factor indispensable para hacer frente al actual brote de enfermedad por coronavirus, no es justificante para proceder en lo “económico”, lo que -de manera lamentable- se conoce como el actuar sin dejar soporte documental que acredite lo realizado.
Caso contrario, todos los que reciben y ejercen recurso público, y que en este momento son sujetos obligados competentes para hacer frente o actuar ante la pandemia, deben documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones; lo que constituye una garantía que establece la propia Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y que, por lo tanto, obliga a su cumplimiento.

La garantía de documentar, establecida en el artículo 6o, apartado A, fracción I, Constitucional, junto con la correcta gestión documental, permitirá a las personas consultar los documentos generados y evaluar el actuar de las dependencias durante la pandemia; revisar los gastos realizados, porque finalmente constituyen recursos públicos; analizar las contrataciones efectuadas e incluso conocer con quién se contrató; examinar las licitaciones y en general, tener acceso a toda la información generada, obtenida, adquirida, transformada o en posesión de los sujetos obligados.

El no documentar, trae consigo graves consecuencias. La propia Ley General de Transparencia y sus homologas en los Estados, establecen como motivo de sanción el no documentar con dolo o negligencia el ejercicio de las facultades, competencias, funciones o actos de autoridad. Las sanciones que se deriven, no podrán ser cubiertas con recursos públicos. Y las responsabilidades que resulten de los procedimientos administrativos, son independientes de las del orden civil y/o penal; razón por la cual, del no documentar se pueden derivar procedimientos paralelos.
Ahora queda claro, se debe documentar porque así lo determina la Constitución; su cumplimiento permite el ejercicio de otros derechos humanos; y, su incumplimiento es sancionado por la ley.